表記とは、言葉や数字、記号などを文字で表す方法や形式のことです。どのような文字体系や表記法を用いるかに焦点があります。漢字・ひらがな・カタカナの選択や、送り仮名の付け方、数字の書き方など、表現の形式面を指します。
記述とは、事柄や内容を文章で書き記す行為や、その書かれた内容のことです。何をどのように書くかという内容面に焦点があります。詳細な説明、経過の記録、考察の文章化など、情報や思考を書き表すプロセス全体を指します。
使う場面では、表記は「どう書くか」という形式的な問題（例：「コンピューター」と「コンピュータ」のどちらにするか）で、記述は「何を書くか」という内容的な課題に用いられます。ニュアンスでは、表記は形式・方法に、記述は内容・プロセスに焦点があります。対象では、表記は文字や符号の外見を、記述は情報や知識の書き表しを対象とします。
形式・書き方について述べるときは「表記」を、内容・事柄を書く行為や書かれた内容について述べるときは「記述」を用いましょう。「どう表現するか」なら表記、「何を書くか」なら記述が適切です。