文書管理は、紙や電子ファイルの契約書・申請書・報告書など、組織の公式な記録を体系的に保管・整理・検索する業務。日本語の「文書」に焦点を当て、法務・行政・事務管理の文脈で用いられることが多い。文書の作成から廃棄までのライフサイクル全体を管理する。
ドキュメント管理は、技術仕様書・マニュアル・設計図・プログラムコードなど、多種多様な情報資料を一元管理するシステム。英語の「ドキュメント」として、IT・エンジニアリング・プロジェクト管理で使用される。バージョン管理や階層的な分類に優れる。
使う場面：文書管理は法務・総務・行政手続き中心。ドキュメント管理はIT・開発・技術部門中心。ニュアンス：文書管理は「記録の保護・遵守」重視、ドキュメント管理は「情報の有効活用・共有」重視。対象：文書管理は契約書や稟議書などの定型文書、ドキュメント管理は仕様書やマニュアルなど多様な資料。文書管理は日本企業の内部統制、ドキュメント管理はグローバル企業のナレッジ管理に適合。
日本の伝統的企業では「文書管理」、IT企業やグローバル企業では「ドキュメント管理」が一般的。法令遵守・情報セキュリティなら文書管理、技術情報・ナレッジシェアなら ドキュメント管理を選ぶ。