文書化とは、情報や知識を文書という形式に整理・加工してまとめるプロセスです。目的は理解や活用の促進にあり、マニュアルやレポート、規則書など、読み手のために構造化・体系化された文書を作成します。整備性と可読性が重視されます。
記録化とは、発生した事実や出来事、データを記録として残すプロセスです。目的は事実の保存と証拠保全にあり、議事録や日誌、ログなど、起こったことをありのままに記します。正確性と完全性が重視されます。
使う場面：文書化は規則やマニュアルなど参照・学習対象の作成時、記録化は会議や業務の事実を証跡として残す時。ニュアンス：文書化は加工・整理に重点、記録化は保存・証明に重点。対象：文書化は知識や手順、記録化は事実や履歴。文書化は読者理解を優先し、記録化は事実の正確な保全を優先します。
情報を整理・体系化して読み手に伝えるなら「文書化」、事実や出来事をそのまま残す必要があるなら「記録化」を選びます。前者は実用性、後者は証拠性を重視する場面の違いが判断基準です。