承認機能とは、提出された内容や提案に対して確認し、同意・許可を与えるプロセス。複数段階の確認フロー内で、内容が適切か、ルールに違反していないかを検証する役割を担う。最終決定ではなく、次のステップへの許可という位置付け。
決裁機能とは、最終的な権限を持つ者が責任を持って判断・命令を下すプロセス。承認を経た案件に対して最終決定を下し、実行を指示する。経営判断や方針決定など、組織全体に影響する重要な決定権を伴う。
承認は中間段階の確認・同意であり、複数の承認者が段階的に関わることが多い。決裁は最終判断であり、通常は上級者や権限者が単独で行う。承認は「内容確認で良いか悪いか」、決裁は「責任を持って実行するか」という点で異なる。契約や予算配分など、法的・組織的な責任が伴う場合は決裁が用いられる。
法的責任や最終決定が必要な場合は決裁、プロセスの確認段階は承認を使う。金額規模や組織への影響度が大きいほど決裁を要する傾向。不確実な場合は「最終判断者は誰か」で判断する。