受付とは、来訪者や顧客を迎え入れ、用件を確認して対応する窓口。また、申し込みや予約などを正式に受け付ける行為を意味します。病院の受付、ホテルの受付などで使用されます。
案内とは、人を目的地や場所へ導く、または情報や方向を説明・提供する行為。施設内の場所、イベント内容、サービス内容など、人々が知りたい情報を伝えることが主な役割です。
受付は来訪時の最初の対応・手続き処理に重点があり、主に組織の入口で機能します。案内は来訪後に目的地への誘導や情報提供に重点があります。受付は確認・記録・受け入れ、案内は説明・誘導・サポートと機能が異なります。使う場面として、受付は受け入れ段階、案内はその後の移動段階です。
登録・確認・受け入れが必要なら「受付」、説明・誘導・情報提供が主な目的なら「案内」を選びます。両方が必要な場合は、時系列で先に受付、後に案内となります。