ページ数表示とは、文書全体が何ページあるかを示すもの。「全50ページ」「全3ページ」など、文書の総量を表現する。目次やタイトルページで全体像を伝える際に用いられることが多い。
ページ番号とは、各ページに付与された個別の番号。「1ページ」「5ページ」など、文書内の特定位置を指定する。読み手が目的のページを探したり、参照箇所を特定したりする際に機能する。
使う場面では、ページ数表示は文書全体の規模を伝える場面（「このレポートは全20ページです」）で、ページ番号は特定箇所の指示や参照場面（「詳細は3ページをご覧ください」）で用いられる。ニュアンス的には、ページ数表示は量感・ボリュームを、ページ番号は位置・順序を強調する。対象としてはページ数表示は文書全体を、ページ番号は個別ページを指す。
文書全体の量や規模を伝えたい場合はページ数表示、特定ページへの移動や参照を促したい場合はページ番号を使う。文書の目的や読み手の行動を考慮して選択することが効果的。