ペイロードは、航空機・宇宙船・通信システムなどで実際に価値を生む積載物を指す技術用語です。総重量から燃料や機体などを除いた有用な部分を意味し、専門的・具体的な文脈で使用されます。
荷物は、運搬・移動・保管の対象となる物全般を指す日常用語です。スーツケース、段ボール箱、食料品など、あらゆる物が対象になり、広く一般的な場面で使われます。
ペイロードは航空宇宙工学や通信技術など専門分野の用語で、実際に機能・価値を果たす部分を指します。荷物は日常会話で広く使われ、運ぶ対象全体を指します。ペイロードは量的・技術的な正確性が重視され、荷物は単純に物の運搬を表します。
専門的・技術的な文脈や精密な計量が必要な場合はペイロード、日常的な運搬や一般的な物を指す場合は荷物を選びます。迷ったら荷物の方が無難です。