ドキュメント化は、情報や知識を文書化して体系的に整理し、他者が理解・活用しやすい形に加工・編集するプロセス。マニュアルやレポート、ナレッジベースなど、汎用性と理解性を重視します。
記録化は、事実や出来事をそのまま記録に残すプロセス。時系列や事実の正確性を重視し、後で参照・検証できるようにします。議事録やログなど、一次情報の保存が目的です。
使う場面：ドキュメント化は知識共有や運用ガイドが目的で、記録化は事実の保存や証拠化が目的。ニュアンス：ドキュメント化は加工・編集を含む創造的行為、記録化は客観的な保存行為。対象：ドキュメント化はノウハウや手順、記録化は会議内容や取引履歴など事実性が重要なもの。
再利用・理解が重要なら「ドキュメント化」、正確性・証拠性が重要なら「記録化」を選びます。前者は加工・整理を、後者はありのままの保存を意識しましょう。