要約とは、長い文章や複雑な内容から重要な部分を抽出し、簡潔にまとめたもの。元の内容の本質を保ちながら、詳細や具体例は削除する。論文のまとめや記事の短縮版などに用いられ、情報の効率的な伝達を目的とする。
概要とは、全体の大まかな枠組みや構成を示すもの。細部には立ち入らず、内容全体の流れや主要なポイントを広く浅く説明する。企画書や報告書の導入部など、相手に全体像を把握させることを目的とする。
要約は既存の詳細な情報を圧縮することが中心で、短縮率が高い。概要は構造や流れを示すもので、必要に応じて各部分の説明を含む。使用場面では、要約は内容理解の効率化が目的の場合に用いられ、概要は初期段階で全体を理解させたい場合に用いられる。対象としては、要約は単一の文章が多く、概要は複数の要素から成るプロジェクトや計画に適用されることが多い。
既に存在する内容を短くまとめるなら要約、複数の情報や計画の大枠を示すなら概要を選ぶ。文字数制限がある場合や読みやすさ重視なら要約、相手が初めて接する内容なら概要が適切。