職責は職業や職務に伴う具体的な役割・義務・権限を指す。その職に就いた者に期待される業務内容や行動が明確に定められている。組織内の階級や立場に応じた責務を表し、より制度的・規範的な側面が強い。
責任は職務を遂行する中で生じる義務と、その結果に対する負担を指す。行動や判断の結果として生まれる負うべき義務であり、より広く人間関係や道義的側面を含む。結果が悪い場合の責を負うニュアンスも強い。
職責は職務の内容と範囲を定義するもので、『何をすべきか』という制度的・形式的な役割を強調する。責任は職務を遂行するプロセスと結果に対する負担を指し、『結果に対してどう向き合うか』という道義的側面を重視する。職責は就任時点で明確に定まるが、責任は行動の成否によって問われる性質が強い。
職務内容や役割そのものを指すなら職責。職務遂行による結果や負担、義務感を強調するなら責任を使う。問題が発生した時の負担や負うべき義務は責任で表現するのが自然。