整備とは、機械や設備、システムなどを点検し、不具合を修理・改善し、機能を完全な状態に整える行為です。より良い状態へ改善することに重点があり、能動的で改善志向的な性質を持ちます。自動車や機械の整備、インフラの整備などが典型例です。
保守とは、既存の機械や設備、システムを定期的に点検・管理し、現在の状態を維持する行為です。故障を防ぎ、劣化を遅延させることが目的で、受動的で維持志向的です。予防的・継続的な活動が特徴で、コンピュータシステムやビルの保守などが挙げられます。
使う場面の観点から、整備は点検時に不具合が見つかった場合の修理・改善に用います。保守は不具合の有無に関わらず定期的に行う予防活動です。ニュアンスでは、整備は改善・向上を目指す能動的行為であり、保守は現状を守る受動的行為です。対象では、整備は自動車や機械など物理的な機器に、保守はシステムやサービスなど広い範囲で使われます。
改善・修復のニュアンスなら「整備」、現状維持・定期的管理なら「保守」を選びます。自動車は「整備」、IT関連は「保守」の傾向があります。判断に迷ったら、能動的か受動的かを考えると良いです。