摘要とは、帳簿・伝票・日記などに記載する事項の要点を簡潔に記した文言です。形式的で、何があったかの事実を客観的に短く記します。主に会計や公式な記録で用いられ、実務的な性質が強いです。
要旨とは、文章や講演・主張などの内容の要点をまとめた短い文章です。本論の骨子や核となる意味を抽出し、わかりやすく表現します。学術的・説明的な文脈で広く使われ、より総合的な理解を目的とします。
使う場面では、摘要は帳簿・伝票・記録簿など実務的文書の欄に書く形式的な記述であり、要旨は論文・報告書・著作などの本文の要点をまとめた説明的な文章です。ニュアンスでは、摘要は何があったかの事実を客観的に列挙し、要旨はその意味や重要性を含めて主観的に解釈します。対象は摘要が取引記録等の具体的事項、要旨が思想や理論などの抽象的内容まで扱います。
帳簿や伝票など実務的な記録には摘要を、論文や記事など内容説明には要旨を使います。事実の記述か内容解釈かで判断し、より形式的・客観的なら摘要、より説明的・総括的なら要旨が適切です。