承認とは、相手の意見・提案・実績などすでに存在するものを「正しい」「適切だ」と判断して認めることです。上司が部下の企画案を認める、会議で決議を認めるなど、事後的または並行的に価値判断を示します。
許可とは、相手が何かを「する」ことを認める行為です。事前に権限者から「してもよい」という同意を得ることが多く、禁止されている行為を許すニュアンスが強いです。学校への遅刻申告、外出許可など、行動開始の条件となります。
使う場面では、承認は既存事項の妥当性を判断する場面、許可は行動実施の可否を判断する場面です。ニュアンスでは、承認は「同意・賛成」を表し、許可は「許す・認める」のニュアンスです。対象では、承認は事柄・成果・意見が対象で、許可は行動・行為が対象です。承認は事後評価的、許可は事前許諾的な性質の違いがあります。
「すでに存在する事柄の妥当性を判断する」場面では承認、「行動を許すかどうかを判断する」場面では許可を使い分けましょう。事後的判断なら承認、事前許諾なら許可が目安です。