承認ルートとは、申請書類が承認を得るために通る承認者たちの経路や順序を指す。誰が、どの順番で、どのような権限で承認するかという承認者側の視点で構成される。組織の階層や権限に基づいて決められることが多い。
決裁フローとは、申請から最終決裁までの全体的なプロセスを可視化したもの。申請、審査、承認、決裁、実行など、全工程のステップと各段階での条件や分岐を含む。プロセス全体を俯瞰する視点で設計される。
使う場面：承認ルートは承認者の階層を説明する際に、決裁フローは業務プロセス全体を設計・説明する際に用いられる。ニュアンス：承認ルートは「経路」で線形的、決裁フローは「流れ」で全体像を表現。対象：承認ルートは人（誰が承認するか）に焦点、決裁フローは業務ステップ（何をするか）に焦点が当たる。
承認ルートは「誰が判断するか」という権限構造を示すときに使い、決裁フローは「どのような過程を経るか」という業務の流れ全体を示すときに使い分ける。複雑な業務プロセスではフローチャートで決裁フローを、シンプルな承認体系ではルートで表現するのが効果的。