個人情報は、個人を直接または間接的に特定できるあらゆる情報。名前・住所・電話番号・メールアドレス・顔写真・身分証明書番号など、日常会話で用いられる広い概念。法律以前の一般的な用語として使われることが多い。
個人データは、GDPR・個人情報保護法などの法律で定義される、個人情報保護制度の対象となる情報。デジタル化・記録化され、管理・処理される情報として、より限定的で法的な意味合いが強い。
使う場面では、個人情報は日常会話や一般的な文脈で使用され、個人データは法的・技術的文脈で使用される。ニュアンスは、個人情報は広く曖昧な概念、個人データは正確で限定的。対象としては、個人情報は紙面や口頭の情報も含む全般、個人データはデジタル化・記録化・処理される情報に限定される傾向がある。
日常会話や一般的な文脈では「個人情報」を使用。法律・規制・データ管理・プライバシー保護の専門的文脈では「個人データ」を使い分けると適切。組織内の方針に合わせることも重要。