「了解」は相手の説明や情報を理解・把握したことを表す返答です。内容を受け取ったことを示す応答で、比較的カジュアルな表現です。ビジネスでも日常会話でも広く使われ、友人や同僚との会話で頻繁に用いられます。相手の話を「わかりました」と伝える際の基本的な表現です。
「承知」は相手の指示・依頼・命令を理解し、それに従うことを約束する表現です。より敬意を込めた形式的な応答で、ビジネスシーンで特に重宝されます。上司からの指示を受ける場合など、責任を持って対応することを明示する際に用いられます。やや格調高い表現です。
【使う場面】了解は情報伝達への応答、承知は指示受付への応答。【ニュアンス】了解は単なる理解、承知は理解と同時に実行の約束。【対象】了解は説明・報告に対して、承知は指示・依頼・命令に対して使用。【フォーマル度】承知の方がより敬意を示し、上下関係がある場では承知が適切。了解はカジュアルで親密感を示します。
上司からの指示や公式な場では「承知」を使い、同僚や友人との会話では「了解」で問題ありません。指示・命令を受ける時は承知、情報を受け取る時は了解と使い分けると、より適切で敬意のある表現になります。